Sygnalista

Role i zakres odpowiedzialności

• 4. 1. Wójt
• gwarantuje, że procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
  1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
  2. zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,
• nadaje imienne upoważnienia pracownikom wykonującym czynności w ramach

2. Pracownicy wykonujący czynności w ramach procedury zobowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji   i danych   osobowych,   które   uzyskali   w ramach   przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.
3. Pracownicy uczestniczący w działaniach następczych zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia osób, których zgłoszenie dotyczy.
4. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada Koordynator ds. obsługi zgłoszeń –

który realizuje zadania w zakresie:

• przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych;
• dokonywania wstępnej weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych;
• podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;
• spełnienia obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty oraz kontaktu z sygnalistą, w razie potrzeby pozyskania dodatkowego wyjaśnienia lub dodatkowych informacji w zakresie przekazanego zgłoszenia, jakie mogą być w posiadaniu sygnalisty;
• informowania sygnalisty o przekazaniu zgłoszenia zewnętrznego wg właściwości do organu publicznego

właściwego do podjęcia działań następczych;

• wydawania na żądanie sygnalisty zaświadczenia, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie;
• prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych;
• sporządzania dla Rzecznika Praw Obywatelskich za rok kalendarzowy sprawozdania zawierającego dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych;
• prowadzenia na stronie BIP zakładki „zewnętrzne zgłoszenia nieprawidłowości”, zawierającej aktualne informacje w zakresie: zgłaszania nieprawidłowości, warunków objęcia ochroną sygnalisty, trybie postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi;
• przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury;
• zapewnienia bezstronności podczas prowadzonych postępowań.

Kanały zgłoszeń

• 5. 1. Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane pisemnie.
  2. Zgłoszenia zewnętrzne pisemne mogą być dokonane w postaci papierowej lub
  3. Zgłoszenia zewnętrzne w postaci papierowej mogą być zgłaszane w formie listownej na adres: Urząd Gminy Cyców ul. Chełmska 42 z dopiskiem na kopercie „zewnętrzne zgłoszenie nieprawidłowości” lub „stanowisko, o którym mowa w § 4 ust. 4 – do rąk własnych”.
  4. Zgłoszenia zewnętrzne w postaci elektronicznej mogą być zgłaszane na adres: sygnalista@ugcycow.pl

• 6. 1. Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności:

• dane osobowe sygnalisty niezbędne do identyfikacji, w tym adres do kontaktu;